Załącznik nr 5 do zarządzenia nr 212/2020 Rektora WUM z dnia 8.10.2020 r.
Regulamin przeprowadzania egzaminów dyplomowych poza siedzibą Uczelni
przy użyciu środków komunikacji elektronicznej
§ 1 Zasady ogólne
- Egzaminy dyplomowe mogą być przeprowadzane w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym (dalej: Uczenia) przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zapewniających w szczególności transmisję egzaminu dyplomowego w czasie rzeczywistym miedzy jego uczestnikami oraz wielostronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której uczestnicy egzaminu dyplomowego mogą wypowiadać się w jego toku (techniki audio-video).
- Metoda ta jest alternatywną do tradycyjnej metody przeprowadzania egzaminu dyplomowego w siedzibie Uczelni. Dziekan/prodziekan podejmuje decyzję o wyborze metody przeprowadzania egzaminów dyplomowych w roku akademickim dla określonego kierunku i formy studiów i podaje do wiadomości studentów na stronie internetowej Wydziału.
- System teleinformatyczny powinien umożliwiać transmisję w czasie rzeczywistym na kanale umożliwiającym logowanie się członków Komisji egzaminacyjnej i egzaminowanego studenta oraz powinien zapewniać możliwość zadawania pytań i udzielania odpowiedzi przez każdą zalogowaną osobę. Ponadto system teleinformatyczny powinien umożliwiać przeprowadzenie części zamkniętej egzaminu bez udziału egzaminowanego studenta i ponowne połączenie z egzaminowanym studentem.
- Wyznaczony do obsługi egzaminowanego studenta pracownik Dziekanatu Wydziału Uczelni przekazuje pocztą elektroniczną z odpowiednim wyprzedzeniem członkom Komisji egzaminacyjnej oraz egzaminowanemu studentowi pełną informację o wymaganiach informatycznych umożliwiających udział w egzaminie oraz podaje informacje umożliwiające połączenie z systemem (sposób logowania), w ramach którego egzamin jest przeprowadzany. Ponadto podaje informacje o planowanej dacie i godzinie przeprowadzenia egzaminu dyplomowego i oczekiwanym czasie gotowości do połączenia się i odbycia wideokonferencji.
- Zaleca się, że egzaminy dyplomowe będą przeprowadzane z wykorzystaniem systemu MS Teams. Nie wyklucza się jednak użycia innego systemu o zbliżonych funkcjonalnościach i metodzie działania.
- Student pocztą elektroniczną potwierdza w Dziekanacie Wydziału Uczelni (u pracownika wyznaczonego do obsługi egzaminowanego studenta) możliwość udziału w egzaminie dyplomowym z wykorzystaniem techniki audio-video.
- W przypadku zgłoszenia przez studenta uzasadnionego braku możliwości teleinformatycznych udziału w egzaminie dyplomowym w formie zdalnej, Dziekan/ prodziekan podejmuje decyzję o warunkach przeprowadzenia egzaminu dyplomowego metodą tradycyjną w siedzibie Uczelni.
- Nagranie z przebiegu egzaminu dyplomowego będzie przechowywane przez okres 10 dni, a po upływie tego czasu skasowane.
- Wszelkie ustalenia dotyczące egzaminu dyplomowego metodą techniki audio – video prowadzi się za pośrednictwem poczty elektronicznej na adresy poczty elektronicznej (email) członków Komisji egzaminacyjnej dostępne w bazie pracowników Uczelni wskazanych na stronie internetowej Uczelni oraz na adresy poczty elektronicznej studentów dostępne w systemie Bazus.
- Wszelkie zastrzeżenia lub nieprawidłowości dotyczące przebiegu egzaminu dyplomowego oraz oceny student powinien zgłosić Przewodniczącemu Komisji egzaminacyjnej w formie pisemnej za pośrednictwem poczty elektronicznej bezpośrednio po zakończeniu egzaminu w terminie do 2 dni roboczych. Zgłoszenie musi być wysłane z adresu w domenie student.wum.edu.pl.
- Po zakończeniu egzaminu dyplomowego wszystkie złożone wnioski zostają rozpatrzone przez Przewodniczącego Komisji egzaminacyjnej. Informacja o podjętej decyzji jest niezwłocznie przekazywana studentowi, który zgłosił zastrzeżenia na adres poczty elektronicznej, w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku.
§ 2. Przebieg szczegółowy egzaminu
- Wszystkie osoby biorące udział w egzaminie dyplomowym powinny się wzajemnie wyraźnie widzieć i dobrze słyszeć, w szczególności dotyczy to egzaminowanego studenta. Wskazane jest korzystanie z tzw. planu średniego.
- Pomieszczenie, w którym znajduje się egzaminowany student powinno być doświetlone, aby obraz był odpowiednio jasny.
- Egzaminowany student powinien znajdować się sam w wydzielonym pomieszczeniu. W pomieszczeniu odbywania egzaminu dyplomowego przez studenta niedopuszczalna jest obecność osób trzecich. Komisja egzaminacyjna ma prawo poprosić o pokazanie całego pomieszczenia.
- Zaleca się wcześniejsze przetestowanie całego sprzętu i uruchomienie próbnego podłączenia przed formalnym rozpoczęciem egzaminu dyplomowego.
- Treść i przebieg egzaminu dyplomowego z zastosowaniem techniki kształcenia na odległość co do zasady są takie same jak przy przeprowadzaniu egzaminu tradycyjną metodą w siedzibie Uczelni. Wprowadza się jednakże dodatkowe wymagania związane ze specyfiką komunikowania się za pomocą techniki audio-video zgodnie z ust. 7 - 16.
- Przewodniczący Komisji egzaminacyjnej ma obowiązek szczególnie starannie sprawdzić tożsamość dyplomanta na podstawie przedstawionej przez niego legitymacji studenckiej (lub innego dokumentu ze zdjęciem), a także w przypadku powzięcia wątpliwości zapytania studenta o podstawowe dane osobowe.
- Uczelnia zastrzega sobie prawo do weryfikacji osoby biorącej udział w egzaminie: przed, w trakcie i po jego zakończeniu. W przypadku stwierdzenia, że do egzaminu dyplomowego przystąpiła inna osoba niż wpisana do protokołu, wynik egzaminu jest anulowany, a student, który miał być egzaminowany, zobowiązany jest do wyjaśnienia okoliczności zdarzenia i ponosi odpowiedzialność na zasadach przewidzianych odrębnymi przepisami.
- Egzaminowany student przedstawia treść pracy dyplomowej oraz odpowiada na pytania Komisji egzaminacyjnej.
- Treść pytań jest zapisana w protokole egzaminacyjnym.
- Egzaminowany student nie może korzystać z żadnych materiałów ani ze sprzętu elektronicznego innego niż służący do przeprowadzenia egzaminu.
- Egzamin dyplomowy jest egzaminem ustnym. Egzaminowany student ma kilka minut na zrobienie krótkich notatek, stanowiących plan wypowiedzi. Przebieg sporządzania notatek powinien być rejestrowany za pomocą kamery.
- W przypadku niewystarczającej jakości połączenia lub podejrzenia udziału osób trzecich lub nieetycznego zachowania stwierdzonego przez Komisję egzaminacyjną, egzamin dyplomowy może być przerwany w każdej chwili.
- Jeśli komunikacja zostanie przerwana podczas egzaminu dyplomowego i nie będzie można ponownie nawiązać połączenia, egzamin musi zostać zakończony i ponownie zorganizowany zgodnie z zasadami opisanymi w niniejszym zarządzeniu.
- Każdy egzamin dyplomowy przełożony z powodów technicznych powinien odbyć się w najszybszym możliwym czasie.
- Jeśli podczas egzaminu dyplomowego zostanie zerwana komunikacja i nie będzie można nawiązać ponownego połączenia, członkowie Komisji egzaminacyjnej powinni zdecydować, jaka część egzaminu powinna być zaliczona, a jaka powinna zostać zrealizowana podczas kolejnego egzaminu.
- Jeśli komunikacja zostanie przerwana pod koniec egzaminu dyplomowego, a egzaminatorzy wspólnie zgadzają się, że dalsze odpowiedzi egzaminowanego studenta nie zmienią ich decyzji, egzamin dyplomowy może zostać zakończony. W takim przypadku egzaminowany student powinien zostać powiadomiony o powyższej decyzji członków Komisji egzaminacyjnej.
§ 3. Szczegółowy przebieg narady i ogłoszenia wyników
- Po zakończeniu odpowiedzi egzaminowanego studenta, następuje część niejawna egzaminu dyplomowego (narada Komisji egzaminacyjnej).
- W części niejawnej egzaminu egzaminowany student zostaje poinformowany, że zostanie odłączony od systemu i powinien zaczekać do czasu uzyskania informacji w systemie o ponownym połączeniu w systemie z Komisją egzaminacyjną.
- Podczas części niejawnej, egzaminatorzy uzgadniają oceny cząstkowe a Przewodniczący Komisji egzaminacyjnej wpisuje wynik egzaminu dyplomowego do protokołu, który podpisuje i wraz z dokumentacją przekazuje do Dziekanatu. Pozostali członkowie Komisji egzaminacyjnej podpisują protokół niezwłocznie podczas najbliższego pobytu w Uczelni, co organizuje pracownik Dziekanatu, o którym mowa w § 1 ust. 3, a nadzoruje Kierownik tego Dziekanatu.
- Po zakończeniu części niejawnej, dyplomant proszony jest o ponowne włączenie się do obrad.
- Przewodniczący Komisji egzaminacyjnej przekazuje studentowi wynik egzaminu dyplomowego wraz z uzasadnieniem.
- W przypadku trudności technicznych z ponownym włączeniem się egzaminowanego studenta do obrad, Przewodniczący Komisji egzaminacyjnej za pośrednictwem pracownika Dziekanatu, o którym mowa w § 1 ust. 3, tak szybko jak jest to możliwe informuje studenta o wyniku egzaminu pocztą elektroniczną, opisując uzyskany wynik wraz z uzasadnieniem.
- Dziekanat, poprzez wyznaczonych pracowników, bierze udział w egzaminach dyplomowych, otwierając i zamykając każdą z sesji. Problemy z loginem i hasłem niezbędnym do zalogowania się do usługi MS Teams należy zgłaszać do Centrum Informatyki WUM na adres e-mail it@wum.edu.pl