Zasady komunikacji wewnętrznej i bezpieczeństwa danych przetwarzanych 
w formie cyfrowej

§ 1.
1.	W celu zapewnienia komunikacji wewnętrznej i załatwiania spraw, przekazywanie dokumentów odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej, z zastrzeżeniem ust. 5. 
2.	Zobowiązuje się wszystkich pracowników WUM do bieżącego, codziennego korzystania 
z poczty służbowej: imie.nazwisko@wum.edu.pl oraz zapoznawania się z przesyłaną za jej pośrednictwem korespondencją: sprawami, zarządzeniami, komunikatami, informacjami, czy dokumentami.
3.	Pracownicy administracyjni zobowiązani są do stałego dostępu do poczty służbowej 
w godzinach pracy i bezzwłocznego reagowania na korespondencję. 
4.	Kierownicy jednostek organizacyjnych są odpowiedzialni za nadzorowanie, aby każdy 
z pracowników jednostki, w tym osoby nowo zatrudniane, posiadał adres poczty służbowej i z niej regularnie korzystał. 
5.	W przypadku braku możliwości złożenia dokumentów w obowiązującej elektronicznej formie, dopuszcza się możliwość złożenia papierowej formy dokumentu we właściwej skrzynce podawczej.
6.	 Skrzynki podawcze są umieszczone na parterze holu głównego budynku Rektoratu przy ul. Żwirki i Wigury 61, przy stanowisku ochrony budynku. 
7.	W skrzynkach podawczych mogą być składane dokumenty zaadresowane do: kancelarii WUM, właściwego dziekanatu oraz do sekcji socjalnej.

§ 2.
1.	W związku ze stanem wyższej konieczności, pracownicy WUM w celu realizacji zadań służbowych, mogą wykorzystywać prywatny sprzęt komputerowy, smartfony, tablety, itp. - do pracy zdalnej, świadczonej poza miejscem jej stałego wykonywania, 
z zastrzeżeniem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
2.	Zdalny dostęp do komputera oraz systemów i zasobów informatycznych WUM może zostać udzielony pracownikowi każdorazowo indywidualnie, na podstawie decyzji kierownika jednostki organizacyjnej. 
3.	Zdalny dostęp zapewnia Centrum Informatyki, po dokonaniu zgłoszenia na adres: it@wum.edu.pl przez kierownika jednostki organizacyjnej. 
4.	Kierownik jednostki organizacyjnej podejmuje decyzje w zakresie odebrania pracownikowi możliwości dostępu zdalnego do komputera oraz systemów i zasobów informatycznych WUM oraz składa w tej sprawie wniosek na adres: it@wum.edu.pl 
5.	Centrum Informatyki prowadzi na bieżąco rejestr przyznanych zdalnych dostępów. 
§ 3.
1.	Ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa przesyłanych danych, korzystanie z prywatnych adresów pocztowych w celach służbowych jest niedozwolone.
2.	Wykonywanie pracy w formie zdalnej nie zwalnia pracowników z obowiązku stosowania 
i przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. 
3.	Pracownik wykonujący pracę zdalną zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia bezpośredniego przełożonego i IOD o wszelkich nieprawidłowościach w procesie przetwarzania danych osobowych.
4.	Wnioski w sprawach pracowniczych wysyłane z prywatnych kont pocztowych, w tym 
o przyznanie pracownikowi świadczenia z ZFŚS, nie będą rozpatrywane. 
§ 4.
1.	W przypadku pracy zdalnej, należy zapewnić łączność telefoniczną, poprzez przekierowanie połączeń przychodzących na numery telefonów stacjonarnych 
w jednostce - na numery telefonów prywatnych odpowiednich pracowników wykonujących pracę zdalnie.
2.	Za organizację przekierowania połączeń odpowiadają kierownicy jednostek. Wsparcie 
w tym zakresie zapewnia Centrum Informatyki. 
3.	Zobowiązuje się Centrum Informatyki, we współpracy z Biurem Informacji i Promocji, 
do opracowania i udostępnienia na stronie internetowej:
1)	wykazu numerów telefonów kontaktowych do poszczególnych jednostek,
2)	wykazu adresów mailowych kontaktowych do najważniejszych jednostek administracji centralnej i wydziałowej, na które członkowie społeczności akademickiej mogą kierować sprawy do tych jednostek,
3)	zaleceń i rekomendacji dotyczących wyboru do stosowania optymalnych aplikacji ułatwiających pracę zdalną: dydaktyczną, naukową i administracyjną, typu: Teams, OneDrive, SharePoint, Zoom Video Communications, 
4)	wytycznych dotyczących bezpieczeństwa informatycznego, w tym dotyczących pracy na sprzęcie prywatnym.
§ 5.
1.	Pracownik, wykorzystujący prywatny sprzęt, o którym mowa w § 1 ust. 1, zobowiązany jest do stosowania zasad bezpieczeństwa w obszarze przetwarzania danych osobowych oraz danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, należących do Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego, zgodnie z obowiązującą Polityką Bezpieczeństwa Informacji 
i z uwzględnieniem  Zasad użytkowania sprzętu komputerowego, w tym przenośnych komputerów służbowych (laptopów), dysków (pamięci zewnętrznych, pendrive), pamięci 
w telefonach służbowych oraz tabletów służbowych WUM, stanowiącymi załącznik nr 2 
do Zarządzenia Rektora nr 12/2020 z dnia 15 stycznia 2020 r.
2.	Urządzenia i oprogramowanie wykorzystywane do realizacji zdalnego dostępu nie mogą zagrażać bezpieczeństwu udostępnionych przez WUM zasobów i muszą być chronione 
w sposób, który uniemożliwia bezpośrednie lub pośrednie pozyskanie przez osoby nieupoważnione dostępu do zasobów Uczelni. 
3.	Pracownik pracujący zdalnie zobowiązany jest do:
1)	zastosowania odpowiednich zabezpieczeń chroniących zasoby przed oprogramowaniem złośliwym (np. wirusami, robakami, backdoorami itd.), 
w szczególności: 
a)	zainstalowania aktualizacji systemu oraz oprogramowania antywirusowego dostarczonego przez WUM, w sposób określony przez Centrum Informatyki, 
b)	zastosowania silnego hasła (zalecane ponad 12 znaków z cyframi, małymi 
i dużymi literami oraz znakami specjalnymi),
c)	wyeliminowania możliwości przejęcia kontroli nad urządzeniem lub jego wykorzystania w trakcie komunikacji z zasobami sieciowymi WUM, 
2)	niepodejmowania żadnych działań, które pośrednio lub bezpośrednio mogą prowadzić do naruszenia bezpieczeństwa udostępnionych zasobów Uczelni,
3)	niewykorzystywania zasobów Uczelni ponad zakres niezbędny do wykonywania powierzonych obowiązków pracowniczych, wynikających z zakresu przyznanego dostępu.
4.	Kanały komunikacyjne zestawiane na potrzeby dostępu do zasobów sieciowych Uczelni nie mogą być przez pracownika wykorzystywane w celu innym, niż wynikający z zakresu obowiązków, zarówno w zakresie czasowym, jak i w zakresie funkcjonalnym. 
5.	Pracownik korzystający ze zdalnego dostępu do systemów Uczelni ponosi pełną odpowiedzialność za swoje działania.
§ 6.
1.	Kierownik jednostki organizacyjnej administracyjnej lub bibliotecznej, pracującej 
w systemie naprzemiennym obejmującym pracę zdalną, tworzy w programie Microsoft Teams zespół dedykowany do komunikacji wewnętrznej i pracy zdalnej dla tej jednostki. 
2.	Do zespołu należy dodać wszystkich pracowników jednostki organizacyjnej i przełożonych wyższego szczebla w stosunku do kierownika jednostki (np. dyrektor pionu, z-ca kanclerza, kanclerz).  
3.	Kierownik jednostki organizuje w aplikacji Microsoft Teams co najmniej raz w tygodniu spotkanie jednostki organizacyjnej, w którym uczestniczą wszyscy pracownicy, zarówno pracujący zdalne, jak i stacjonarnie. W trakcie spotkania omawiane mogą być np. realizacja celów działu, realizacja zadań z danego tygodnia oraz plany na nadchodzący tydzień, status prac nad realizowanymi projektami, dokonywane są ustalenia dot. harmonogramu pracy zdalnej na najbliższy okres.  
4.	Kierownik jednostki umieszcza w plikach swojego zespołu Microsoft Teams harmonogram pracy zdalnej zespołu.