OGŁOSZENIA DLA PRACOWNIKÓW
Opublikowane: 2008.03.28
Workflow – Elektroniczny Wniosek Zakupu
Dział Informatyki uruchomił system Workflow, który umożliwia składanie on-line wniosków o wszczęcie postępowania w sprawie zakupów usług i towarów. System zastąpi dotychczasowe wnioski papierowe.
Wnioski w systemie Workflow można wypełniać w oknie przeglądarki internetowej, czyli np. w Internet Explorer lub Mozzilla Firefox. Aby uzyskać dostęp do systemu, należy wpisać adres http://workflow.wum.edu.pl, a następnie podać dane użytkownika, czyli login i hasło z Centralnego Systemu Autoryzacji. Są to te same dane, za pomocą których użytkownik loguje się na swój komputer w sieci wewnętrznej WUM i które również otrzymały osoby upoważnione do korzystania z systemu Controllingu Finansowego.
Wniosek elektroniczny w systemie Workflow zastępuje dotychczasowe wnioski papierowe, które były wypełniane odręcznie na specjalnych formularzach.
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych rubryk wniosek elektroniczny jest przesyłany natychmiast do działu kompetencyjnego i jeśli zostanie przez niego zaakceptowany rozpoczyna swoją drogę przez kolejne działy dokonujące weryfikacji i zatwierdzające wniosek. Wszystko odbywa się automatycznie, to znaczy zaakceptowanie wniosku na danym etapie oznacza natychmiastowe jego przesłanie do kolejnego działu.
Ogromnym ułatwieniem dla osoby wypełniającej wniosek jest bezpośredni dostęp do aktualnej informacji o środkach finansowych, jakimi w danej chwili dysponuje wnioskodawca. Dane te są na bieżąco pobierane z aplikacji Controllingu Finansowego. Wnioskodawca wpisuje szacowaną wartość zamówienia, a następnie wskazuje, z jakiego budżetu ten koszt ma być pokryty. Ma przy tym podgląd wszystkich budżetów, jakimi w danym momencie dysponuje. Po zatwierdzeniu kwoty i budżetu następuje automatyczne zablokowanie środków finansowych w określonej wysokości.
System Workflow jest również zintegrowany z bazą wszystkich użytkowników sieci intranetowej WUM. Dzięki temu, po zalogowaniu się do systemu, odpowiednie rubryki wniosku są automatycznie wypełniane informacjami o użytkowniku, pobieranymi z Centralnego Systemu Autoryzacji (imię, nazwisko, adres
Wnioskodawca w dowolnej chwili ma możliwość sprawdzenia, na jakim etapie znajduje się złożony przez niego wniosek. Może więc np. dowiedzieć się, na czyj podpis wniosek aktualnie czeka i jaką drogę dotychczas odbył.
W porównaniu z dotychczasowymi procedurami, system Workflow zapewnia o wiele szybszy i sprawniejszy przepływ wniosków. W trakcie kilku ostatnich tygodni system został gruntownie przetestowany w pionie jednostek administracyjnych. Praktyka pokazała, że średni czas obiegu wniosku przez wszystkie etapy zatwierdzania wyniósł zaledwie 1 dzień roboczy. To ponad 10 razy szybciej niż w przypadku wniosków papierowych!
Standardowo w systemie Workflow wnioski mogą składać te osoby, które mają upoważnienie do dysponowania środkami jednostki, czyli w większości przypadków kierownicy. Jednak system umożliwia delegowanie uprawnień na wyznaczone przez kierownika osoby.
System Workflow jest dostępny w sieci wewnętrznej WUM oraz poprzez specjalny portal SSL-VPN znajdujący się pod adresem https://ssl.wum.edu.pl. Po zalogowaniu się do tego portalu, użytkownik otrzymuje możliwość dostępu do wewnętrznych aplikacji WUM i naukowych baz danych.
Jednocześnie informujemy że we wtorek, 1 kwietnia 2008 r., o godz. 12:00 w Auli Centrum Dydaktycznego odbędzie się szkolenie z systemu Workflow oraz prezentacja innych systemów i zasobów informatycznych dostępnych w WUM. Wszystkich zainteresowanych zapraszamy! Wstęp wolny.
W przypadku pytań prosimy o kontakt workflow@wum.edu.pl